こんにちは、ライフプランクリニックの川西です。
最近読んだ【整理術】の本に、
「仕事のミスの85%は、整理することによって解決ができる」と書いてありました。
突然ですが、みなさんはしっかりと整理整頓されていますか？
以下のCHECK LISTに3個以上チェックが付いた人は特に要注意です。
□書類が机の上に15cm以上積まれている
□いつも何かを探している
□経費精算をするとき、何の領収書かわからないことがある
□打ち合わせのとき、すぐに名刺入れを出すことができない
□カバンの中に必要のない物が入っている
□何が入っているか分からない引き出しがある
□パソコンのデスクトップに30個以上のファイルやフォルダがある
□名刺入れに、もらった名刺が入りっぱなしになっている
□手帳を見返したとき、自分でも理解できないメモがある
□予定していた時間に帰れないことが、週3日以上ある
□帰宅途中、やり残した仕事があることによく気づく
□書類を出力したまま、プリンタに置きっ放しにしてしまう
みなさんはいくつのチェックが付きましたか？
恥ずかしながら、私もいくつか思い当たる節があります...。
整理術についてここで全てはお伝えできませんので、
今回は「ファイリングで書類整理」のお話をしたいと思います。
最低限必要な道具はクリアホルダー、ブックスタンド、ファイルボックス、
見出しラベル等が上げられますが、道具選びの原則は、必要最小限の道具のみを揃えることです。
はじめる前に全ての道具を買い揃えることは必要のない物まで買ってしまい、
貴重な仕事環境を狭めることになり望ましくありません。
お金をかけないために100円ショップなどを利用するのも良いですね。
ファイリングするメリットは、
１：ほしい書類がすぐに取り出せる
２：頭の中が整理され新たな発想を促す
３：過去の仕事のノウハウを活かせる
４：ストレスなく、仕事に取り組めるなどが挙げられます。
逆にデメリットとしては、
１：仕事を効率的に進めることができない
２：周囲からの信用を失ってしまう
などが考えられます。
ファイリングの基本はやはりクリアホルダーで管理することです。
メリットは
１：書類が探しやすい
２：書類の紛失防止
３：書類が折れない・汚れない
４：持ち運びが便利です。
より効率的に管理するためには、クリアホルダーを「処理前」「保留」「保管」に分類することです。
配置場所なども決めておくことでより効率化できます。
あとは、カラークリアホルダーを活用することもおススメです。
例えば赤色が「緊急」、青色が「重要」、黄色が「今週中」などに分類することです。
ですが、カラークリアホルダーの使い過ぎは本末転倒になるのでご注意ください（笑）
クリアホルダーにインデックスを付けることにより検索性を高めることができます。
プラスαで付箋を使うことによりインデックスを補足・補強をすることができます。
最後に領収書のファイリングです。
注意点は
１：財布に放置しない
２：領収書を折りたたまない
３：紙の封筒で管理しないことです。
管理方法は書類同様、クリアホルダーで管理します。
バラバラにならないようにゼムクリップで留め、古い領収書が上にくるように重ねます。
交通費の管理も手帳を活用して記録漏れを防ぎましょう。
長くなりましたが、今回はここまでさせていただきます。
次回はカバンのファイリング方法をお伝えできればと思います。
やはり仕事の効率化に整理整頓は不可欠ですよね。私も出来ることから少しずつはじめてみようと思います。
みなさんもレッツ！整理！！
ライフプランクリニック
ファイナンシャルプランナー
認定ドクター 川西竜介
